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Herausforderung Teamwork

„Aus den Augen aus dem Sinn“, heißt es im Volksmund. Schon wenn Kollegen oder Mitarbeiter nicht im gleichen Büro sitzen, kann die Kommunikation leiden, weil man vergessen hat eine Mail zu schreiben, dass man die Zahlentabellen schon heute braucht. Zusammenarbeit auf Distanz ist eine Herausforderung. So rutscht im Prioritäten-Ranking die Kommunikation gerne einmal auf die hinteren Ränge.

Dies ist insofern gefährlich, als dass gerade die Kommunikation bei der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Leuten auf unterschiedlichen Ebenen zentral ist. Nur, wenn alle am gleichen Strang ziehen oder in die gleiche Richtung laufen, kommt man ans gleiche Ziel. Unseren heutigen Artikel widmen wir daher dem Thema Kontakt und Kommunikation – auch über die Distanz.
Heutzutage sieht der Arbeitsplatz ganz anders aus als vor 30, 20, und sogar noch vor 10 Jahren. Angetrieben durch die Globalisierung und Technologie halten Modelle wie Open Office-Designs, Homeoffice, Wechselplatz und Remote-Teams Einzug in den Arbeitsalltag. Diese neuen Modelle, welche Organisation über verschiedene Länder hinweg oder über weite Distanzen notwendig machen, sind allmählich zur Norm geworden. Durch Videokonferenzen, E-Mail, Yammer und Instant Messaging ist die räumliche Nähe zum Büro nicht mehr immer erforderlich. Unternehmen stellen auf Basis von Talent ein und befördern nicht mehr, nur weil jemand eine Reihe von Jahren auf einem bestimmten Stuhl abgesessen hat. Diese Veränderung hat dazu geführt, dass ganze Teams über Zeitzonen, Staaten und sogar Kontinente verteilt sind. Wie es möglich ist aus allen Ecken der Welt auf das gleiche Ziel zu schauen:

Kommunikation

Wenn Sie noch keinen fest eingeplanten wöchentlichen Anruftermin oder Skype-Sitzung mit Ihrer virtuellen Assistenz oder anderen Mitarbeitern haben, vereinbaren Sie gleich einen. Sprechen Sie zum Beispiel jeden Montagmorgen via Skype über Prioritäten für die Woche und veranschlagen Sie hier eine fixe Zeit von – sagen wir mal 45 Minuten. So kann Ihr Mitarbeiter berichten, was er in der vergangenen Woche geschafft hat, was er für die kommende Woche geplant hat und es kann geklärt werden, ob irgendwelche Projekte oder Aufgaben zusätzlich für diese Woche anstehen.
Sie können aber auch auf eine Plattform wie asana.com ausweichen. Ein kostenloses, webbasiertes Projektmanagement-Tool, bei dem sich die Arbeit im Team perfekt organisieren lässt. Wichtig bleibt aber, dass es eine Art Routine gibt, bei der Sie sich austauschen.
So habe ich für mich persönlich den Freitag, an dem ich die Arbeiten der nächsten Woche mit meiner virtuellen Assistenz und dem Team bespreche, reserviert. Freitags habe ich mit ganz wenigen Ausnahmen nie Termine. Auch wenn Arbeitszeiten und -orte flexibel geworden sind, sollte man sich eine feste Kommunikationsstruktur aufbauen.
Ein weiterer Kommunikationstipp: senden Sie eine E-Mail an Ihre Mitarbeiter am Ende jeder Woche mit der Liste jeder abgeschlossen Aufgaben, sofern Sie nicht mit einer Software arbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihre Beziehung zu einem Mitarbeiter noch frisch ist und sich noch nicht alle Automatismen eingespielt haben. Fragen Sie Ihre virtuelle Assistenz nach der bevorzugten Kommunikationsmethode. Jeder im Team sollte die Möglichkeit haben auf dem gleichen Stand zu bleiben.

Vertrauen

Neulich berichtete mir eine virtuelle Assistenz, dass die Beziehung mit ihrer Chefin erfolgreich geworden ist, weil sie ihr vertraut und weil dieses Vertrauen auf der Wirksamkeit aufgebaut wurde. „Meine Chefin ist überhaupt keine Mikromanagerin. Dies bedeutet nicht, dass sie nicht mit mir während der Woche kommuniziert; sie tut es, aber sie schickt mir keine ständigen E-Mails um nach Status-Updates zu fragen.“ Möchten Sie nicht auch so behandelt werden? Respektvoll? Dann behandeln sie ihre Mitarbeiter genauso, egal ob diese im Büro neben Ihnen sitzen oder zu Hause.
Sobald ein Projekt zugewiesen wurde, sollten Sie ihnen den Raum geben, um es abzuschließen. Vertrauen aufzubauen kann lange dauern, weshalb die Kommunikation umso wichtiger ist. Am Anfang werden Sie wahrscheinlich auf Nummer sicher gehen wollen und häufiger kommunizieren – Gut so! Wenn das gegenseitige Vertrauen einmal eine gute Basis gefunden hat, können Sie die Kommunikation langsam reduzieren.
Wichtig: Nur weil Ihre virtuelle Assistenz nicht mit Ihnen im Büro sitzt, bedeutet es nicht, dass sie nicht jederzeit mit Fragen und Problemen virtuell anklopfen kann. Dies beruht auf Gegenseitigkeit und ist einer der Aspekte, weshalb Sie ja nicht alleine, sondern in einem Team arbeiten. Niemand möchte alle fünf Minuten telefonieren, aber besprechen Sie ruhig Probleme mit Projektpriorisierung oder Hilfe bei einer bestimmten Aufgabe mit Ihrer virtuellen Assistenz. Gerade durch das Fragen, das um Hilfe Bitten und dem Austausch von Ideen entsteht die Basis, um erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Verantwortung

Wenn der Chef auf der anderen Seite des Planeten sitzt, verliert eine virtuelle Assistenz schon einmal das Gefühl einen Chef zu haben, weil er ihr nicht ständig über die Schulter guckt. Auftraggeber und -nehmer stehen beide in der Verantwortung sich an Vereinbarungen und Absprachen zu halten. Tür an Tür – oder Kontinent über Kontinent. Die Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn beide Seiten bereit sind Verantwortung zu übernehmen. Virtuelle Assistenten müssen mitunter mehr Selbstkontrolle an den Tag legen als „normale“ Mitarbeiter und deren Auftraggeber müssen besonders klare Zeichen geben, wohin die Reise gehen soll.
Die bereits erwähnte virtuelle Assistenz, welche für eine Wohltätigkeitsorganisation arbeitet, sagte mir hierzu: „Ich frage meine Chefin noch immer um Erlaubnis an Tagen, an denen ich von zu Hause aus arbeite, oder wenn ich plane einen Spender zum Mittagessen zu treffen. Es ist wichtig ihre Termine zu teilen und Transparenz zu bewahren. Die Beachtung der Autorität des Managers (auch wenn er nicht körperlich da ist), wird ihm dabei helfen mich als Mitarbeiter zu respektieren und letztlich zu mehr Verantwortung und Freiheit führen.“