Worum geht es eigentlich bei der Steigerung der Produktivität? Bei der Erlangung der höchsten Effizienz in der Arbeit? Grundsätzlich darum, mehr Zeit zu haben. Wir sollten Effizienz nicht verwechseln mit Zeitmanagement-Tricks und anderem Hokuspokus.Weshalb es geht und wie das neue Modell der Effizienz funktioniert zeige ich in diesem Artikel daher gerne auf.


Es gibt kein Zeitmanagement

Der Grund, wieso Leute immer wieder an der Kunst des Zeitmanagements scheitern, liegt darin, dass es gar kein Zeitmanagement gibt. Meist ist eigentlich Selbstmanagement gemeint. An mir selbst kann ich arbeiten, über mich selbst kann ich reflektieren und meine Fehler verbessern. Die Zeit allerdings ist objektiv und nicht veränderbar, sie tickt und tickt. Deshalb Wir müssen umdenken.
Die meisten Bücher, Kurse und Tipps,  denen ich begegnet bin, basieren aber noch auf der falschen Annahme, das man Zeit managen könnte. Ein altes Bild der Effizienz. Die veraltete Meinung besagt, dass Zeitmanagement eine logische und ebenso mathematisch berechenbare Sache ist. Schließlich geht es ja um Minuten, Stunden und Arbeitstage. In diesen Einheiten werden Projekte konzipiert, Verträge abgeschlossen und Aufgaben verteilt. Der Punkt ist aber, dass diese Annahme falsch ist, Zeitmanagement ist nicht logisch, denn unsere Arbeit ist emotional.
Es sind unsere Emotionen, Gefühle – ja manchmal sogar einfach nur die Stimmung, die unsere Arbeitsauffassung bestimmt. Freude und Begeisterung bewirken einen qualitativ und quantitativ besseren Workflow. Erscheint mir die Arbeit mühselig wird sie zu einem hemmenden Zwang.
Ohne hier all zu stark in die Welt des Gespührens abdriften zu wollen, es sind Menschen die die Arbeit verrichten und Menschen sind nun mal keine Roboter.

 

Evolution der Effizienz

Evolution der Effizienz statt Zeitmanagement

Evolution der Effizienz statt Zeitmanagement

Früher ging es darum Dinge schneller zu machen. Deshalb wurden Dampfmaschinen und dergleichen erfunden. Sie lösten die  ineffiziente manuelle Arbeit ab.
Später wurde die Arbeit in eine einfache Matrix gedrückt, welche aus der bestehenden Achse „schneller machen“ und der Achse „Dringlichkeit“ bestand. Fortan wurden die dringenden Dinge, gemäß Taskliste, zuerst erledigt. Beide Formen der Effizienzsteigerung führen aber nicht dazu mehr Zeit zu haben. Mit gestrigen Lösungen sind die heutigen Anforderungen nicht zu bewerkstelligen – wir brauchen neue Ansätze.

 

Effizienz-Modell der Zukunft

Dies erlangen wir nur durch ein neues Modell. Die 3 Dimensionen dieses Modells sind:

  • Wie wichtig ist es?
  • Wann ist es wichtig?
  • Wie lange wird es wichtig sein?

Jetzt erst erkennt man, welche Aufgaben den meisten Einfluss auf den Erfolg haben. Erfolgreiche Entrepreneure entscheiden bewusst oder unterbewusst, basierend auf diesem Modell. Denn wer seine Aufgaben auf Grund dieses Modells hinterfragt, wird plötzlich andere Aufgaben auf seiner Liste stehen haben. Jetzt kommt die entscheidende Phase zwei.
In dieser Phase geht es nun darum, zu schauen, welche Aufgaben muss ich heute machen, die mir später mehr Zeit verschaffen. Das heißt ich muss mir auch überlegen, was ich abgeben kann.
Eigentlich weiß ich, dass ich nahezu alles delegieren kann. Ich brauche nur Mitarbeiter, die wissen, was ich will.
Daher muss ich mir Zeit nehmen, um das Team um mich herum, bestehend aus Leuten vor Ort, virtuellen Mitarbeitern oder Freelancern zu instruieren und zu schulen. Es gibt Experten die vom 13:1 Modell sprechen. Damit beschreiben sie das Verhältnis der Trainingszeit zur Dauer der eigentlichen Arbeit. Klingt nach Wahnsinn und krasser Ineffizienz. Spinnt man aber den Gedanken zu Ende, geht die Rechnung auf. Wer zum Beispiel eine wichtige Arbeit für 1 Stunde hat, die aber jede Woche wichtig ist und welche immer wichtig sein wird, der investiert 13 Stunden in das Training des dafür vorhergesehenen Mitarbeiters. Über das Jahr gesehen würde diese Arbeit ca. 51 Stunden in Anspruch nehmen, abzüglich der 13 Stunden bleiben ganze 38 Stunden mehr Zeit. In manchen Ländern entspricht das eine ganze Woche Arbeit.