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Start Up: Mit virtuellen Assistenten durchstartet

Gründer eines Startup-Unternehmens sind vor allem eins: motiviert, optimistisch und voller Tatendrang. Doch bald folgt Phase zwei, dann sind sie vor allem eins: überlastet.
Um im Meer von Aufgaben nicht zu kentern, kann sich eine professionelle Mannschaft an Bord holen, die – anders als Festangestellte – in das knapp bemessene Budget passt und dem Boot frischen Wind in den Segeln garantiert. In jeder Phase des Unternehmens kann ein virtueller Assistent von großem Nutzen sein, hier vier Beispiele wie man mit virtuellen Assistenten durchstartet :

Idee – Assistenten fürs Brainstorming bis zur technologischen Entwicklung

Egal, aus welcher Branche man kommt, eine zündende Idee ist die Basis jedes Startup-Unternehmens. Man wurde also beim Autofahren, beim Duschen oder an seinem bisherigen Arbeitsplatz vom Geistesblitz getroffen und will die Idee nun umsetzen. Informatiker haben den Schlüssel zu einer interessanten Software entdeckt, brauchen aber einen Businessplan und jemand, der die Branche kennt. Dienstleister haben eine innovative Geschäftsidee, brauchen jedoch einen Softwareentwickler, der ihnen das passende Programm schreibt. Die Hilfe, egal aus welcher Branche man kommt und in welchem Bereich man sie benötigt, ist mit einer virtuellen Assistenz erschwinglich und realisierbar geworden. Auf Assistenz-Plattformen kann man sich Webdesigner buchen oder jemanden, der Experte im professionellen Umgang mit Kunden ist, da man selbst lieber entwickelt. Gerade in der Gründungsphase ist es hilfreich zusätzliche Unterstützung zu erfahren und sich ein professionelles „Backup“ zu holen, damit das Startup keine fixe Idee bleibt oder nach einigen Monaten bereits wieder aufgegeben werden muss. Das Beste: Man braucht kein Büro und keine Besprechungsräume! Dieses Geld sollte man in den Vertrieb und ins Marketing investieren.
Allein eine gute Idee reicht nicht aus. Auch wenn sie noch so innovativ und originell ist, ein Selbstläufer ist sie in der Regel nicht, man muss ihr sprichwörtlich Beine machen, sie unter die Leute bringen.

Marketing – ein Social Media Manager wirkt Wunder

Das Marketing ist das substantiellste Mittel, das ein Gründer hat, es ist ein Werkzeugkasten. Er ist mit zahllosen Werkzeugen gefüllt, die man benutzen sollte. Man sollte allerdings Acht geben, dass man sich nicht selbst mit dem Hammer auf die Finger schlägt. Was so einfach klingt, ist ein Zusammenspiel vieler Faktoren und Möglichkeiten, die – richtig angewendet – sehr zeitintensiv sind. Wer kein Geld hat für klassische Werbung, der muss ganz besonders auf die sozialen Medien bauen. Das Unternehmen braucht Accounts auf Facebook, Twitter und branchenspezifischen Plattformen, um Early Adapters und Kunden anzusprechen und auf die eigene Webseite zu verweisen. Strategien müssen entwickelt werden, um Traffic auf der Seite und Mehrwert gegenüber der Konkurrenz zu erzeugen. Auch die Arbeit, die zum Beispiel ein Facebook-Profil macht, darf nicht unterschätzt werden. Ein solches Profil hat nämlich nur einen Wert, wenn es ständig aktualisiert wird und den Usern nicht nur der Eindruck von regelmäßiger digitaler Präsenz gibt, sondern echte Dialoge und ein Dialog stattfindet. Dann wiederum reicht es nicht aus, wahllos Informationen zu posten. Ob man auf Facebook wahrgenommen wird oder nicht hängt von der Qualität der Posts ab. Sie müssen die Community zu Kommentaren einladen, nur so erhöht man die Chance gesehen zu werden. Fragen in den Posts stellen, Diskussionen anstoßen und ständig nachladen. Ein Post hat nämlich gerade einmal eine Halbwertzeit von ein bis zwei Tagen, dann fängt das Spiel wieder bei Null an. Kundenanfragen beantworten und selbst Posts kommentieren kommt zusätzlich hinzu. Allein dieses Beispiel zeigt, dass ernsthaftes Marketing in den sozialen Netzwerken unglaublich zeitraubend, aber essentiell ist. Was vermeintlich nichts kostet, hat doch seinen Preis. Als Gründer, Chef oder Partner eines Startups ist es natürlich wichtig auch selbst im Netz präsent zu sein. Doch wenn man alles allein machen wollte, würde man bis spät in die Nacht auf der Suche nach Ideen zum Posten sein, Fragen beantworten und Reaktionen kommentieren. Praktischer ist es hier einen Assistenten zu haben, der sich jeden Tag auf den Seiten herumtreibt und ein professioneller „Poster“ ist. Er wird Kommunikationsstrategien für die Profile erstellen und neue Ideen für Updates liefern. Marketingexperten und Kundenbetreuer können außerdem helfen einen Kundenservice aufzubauen und zu organisieren. Sowohl in den sozialen Netzwerken als auch auf der eigenen Webseite müssen Kunden professionell beraten und informiert werden. Der Marketingassistent kann außerdem über Möglichkeiten von Werbung im Internet beraten, Kalkulationen erstellen und Google Suchanfragen auswerten. Alles sehr wertvolle Arbeit, aber recht lästig, wenn man nicht aus der Marketingbranche kommt.

Alltagsgeschäft – der „klassische“ persönliche Assistent

Was in den guten, alten Zeiten die Sekretärin war, kann jetzt ein persönlicher virtueller Assistent übernehmen. Wenige Startup-Unternehmen haben in der ersten Phase ein Büro. Das ist auch nicht unbedingt notwendig, denn durch Filesharing und Projektmanagement-Tools (asana, Trello, Basecamp & Co.) kann die virtuelle Assistenz auf die zu bearbeitenden Daten problemlos und sicher zugreifen. Auch die Buchhaltung kann digital erledigt werden, wie das Startup runmyaccounts zeigt. Wenn sich das Auftragsbuch einmal füllt und das Geschäft läuft werden die Berge von Tabellen, Rechnungen und Korrespondenzen – ob digital oder in Papierform – bald unüberschaubar. Als Unternehmer ist man jedoch damit beschäftigt sein Produkt oder seine Dienstleistung auszufüllen, neue Produkte zu entwickeln oder neues Kapital an Land zu ziehen.
Der alltägliche Papierkram ist zusätzliche Zeit, die man am Schreibtisch verbringen muss, ohne dass das Geschäft produktiv vorangebracht zu haben. Im Mailaccount des Unternehmens wird keine Anfrage verstauben und unangenehme Mails müssen nicht mehr nach hinten verschoben werden. All das ist möglich, wenn man eine vertrauenswürdige digitale Hilfe auf Stundenbasis einstellt. Endlich können Gründer am Unternehmen und nicht nur im Unternehmen arbeiten.
Nichts ist übrigens unattraktiver als ein veralteter Auftritt der Webseite. Für Kunden, die Zahlen von 2010 zu lesen bekommen, scheint das Unternehmen wenig innovativ zu sein. Außerdem sollte man nicht an Informationen und interessanten Beiträgen zu seinem Produkt sparen. Natürlich ist da ein kreativer Assistent von Vorteil.

Expandieren – internationale virtuelle Assistenten

Es kommt hoffentlich die Zeit, da möchte man sein Angebot auch auf andere Länder erweitern. Was auf dem deutschsprachigen Markt funktioniert, kann auch in Dänemark, Frankreich oder den USA Erfolg haben. Neben wichtigen Kontakten in den jeweiligen Ländern, braucht es auch eine Plattform in der jeweiligen Sprache. Im Internet findet man sprachbegabte Assistenten, mit oder ohne Übersetzerdiplom, die günstig und professionell die eigene Webseite ins Finnische oder Spanische übersetzen. Falls man sich bereits einen ausländischen Kundenstamm aufgebaut hat, kann es lohnenswert sein, einen Kundenservice in der jeweiligen Fremdsprache anzubieten. Der virtuelle Assistent kann dann Telefonate und Emails aus seinen Sprachkreisen übernehmen.
So ermöglichen ein paar Arbeitsstunden eines virtuellen Assistenten einen komplett neuen Markt zu erschließen.