Virtuelle Assistenten anheuern – leicht gemacht!
Einen virtuellen Assistenten anheuern kann sich auf Ihre Work-Life-Balance erheblich positiv auswirken.
Sie haben sich dazu entschieden, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Sehr gut. Ihnen ist klar geworden, dass es so nicht weitergehen kann. Die To-Do-Liste wird jeden Tag länger statt kürzer, obwohl Sie jeden Abend noch am Computer sitzen und arbeiten. Ihre Familie kennen Sie nur noch von Fotos und Ihr Wochenende hat nicht mehr als ein paar Stunden. Deshalb haben Sie sich endlich eingestanden, dass sich etwas ändern muss. Ein Vollzeit-Angestellter passt momentan nicht ins Budget. Eine Teilzeitkraft? Immer noch zu viel. Man bräuchte jemand, der einem ein, zwei Arbeitstage abnimmt. Da gab es doch etwas im Internet: virtuelle Assistenten!
Wie finden Sie nun den Assistenten, der zu Ihnen passt?
Zuerst einmal müssen Sie nach der Entscheidung, einen virtuellen Assistenten zu beschäftigen, genau definieren, was er erledigen soll und kann. Alle Arbeiten, die Sie am Computer verrichten, können da in Frage kommen. Sie möchten Ihre Webseite schon lange ins Englische übersetzen lassen? Die digitalen Notizen stapeln sich, mit der Beantwortung von Emails hinken Sie eine Woche hinterher?
Sie müssen entscheiden, welche Arbeiten der virtuelle Assistent genau übernehmen soll und welche Kompetenzen er dazu mitbringen muss. Brauchen Sie eher eine Sekretärin oder einen Webdesigner, oder beides? Sobald Sie die zukünftigen Aufgaben ihres Assistenten definiert haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.
Wo finden Sie Ihren virtuellen Assistenten?
Virtuelle Assistenten findet man – wo wohl – im World Wide Web. Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, im Netz fündig zu werden. Entweder man entscheidet sich für eine Agentur, die bereits geprüfte Assistenten aussucht und vermittelt, oder man schaut sich auf Plattformen um, auf denen die Assistenten selbstständig ihre Dienste anbieten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Überlegen Sie sich, wo Ihre Prioritäten liegen. Arbeiten Sie viel mit vertraulichen Dokumenten und legen Wert auf doppelte Sicherheit, dann fühlen Sie sich vielleicht in einer Agentur wohler, die ihnen die Vertrauenswürdigkeit des „VA“ (kurz für virtueller Assistent) garantiert. Die Qualität der Arbeit wird durch die Unternehmen wie Getfriday.com, Assistantmatch.com oder Strandschicht.de gewährleistet. Ein weiterer Vorteil ist, dass man, falls ein Problem auftreten sollte, eine Ansprechstation über dem Assistenten hat. Natürlich erspart das Unternehmen dem Suchenden die grobe Arbeit, die Spreu vom Weizen zu trennen. Man erhält eine entsprechende Auswahl von passenden Kandidaten und führt die letztendliche Entscheidung durch klassische Bewerbungsgespräche herbei. Für sein Geld bekommt man natürlich auch die Garantie, dass passende Mitarbeiter verfügbar sind und dass im Krankheitsfall für entsprechenden Ersatz gesorgt ist.
Vielleicht sind Sie aber ein Start-Up-Unternehmer und müssen auf jeden Cent schauen? Dann finden Sie Ihr richtiges Maß von Lohn und Qualität auf einer der vielen Plattformen, auf denen Sie entweder ein Jobangebot „posten“ können oder die Möglichkeit haben, verschiedene Freelancer direkt anzufragen. Falls Sie einen Job ausschreiben gilt auch hier: Je genauer die Jobbeschreibung, desto passendere Kandidaten bewerben sich. Sie suchen also jemanden, der Ihnen Ihre Webseite übersetzt. Dann schreiben Sie genau, was Sie bis wann erwarten. Ist die Webseite sehr umfangreich? Benötigt man spezielle IT-Kenntnisse? Um welchen Fachbereich geht es genau? Nicht jeder, der Übersetzungen anbietet, kann über Motorrad-Ersatzteile oder Computersoftware schreiben. Eine quasi nie versiegende Quelle für virtuelle Assistenten jeglicher Fachrichtungen sind zum Beispiel odesk.com seit 5. Mai 2015: upwork.com, Freelancer.com oder Elance.com.
Wie odesk.com seit 5. Mai 2015: upwork.com funktioniert:
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Der Großteil der Plattformen ist auf den englischsprachigen Markt ausgerichtet, dennoch finden sich Freelancer aus allen Nationen dieser Welt von Bangladesch bis Island und natürlich Deutschland, Österreich oder Schweiz. Man kann hier selbst festlegen, wie lang der Entscheidungsweg tatsächlich ist. Man kann zum Beispiel erst Beispielarbeiten verlangen, eine bezahlte Probestunde anbieten oder man vereinbart per Skype und Co. ein Bewerbungsgespräch von Angesicht zu Angesicht. Manche Freelancer bieten auch ein Portfolio an, das man sich zeigen lassen kann. Je nach Art der Arbeit gibt es eine scheinbar unendliche Bandbreite an Assistenten, zwischen denen man sich nun entscheiden muss. Dieses Dilemma ist aber auch ein Vorteil, da Sie so aus einem großen Pool nach eigenem Gusto wählen können. Die Verfügbarkeit dieser virtueller Assistenten ist natürlich nicht garantiert, jedoch ist es ungleich persönlicher und individueller als mit einer Agentur zu arbeiten. In den meisten Agenturen kann man Stundenkontingente kaufen und so entsprechend einen Assistenten buchen. Mit einem unabhängigen Freelancer kann man sich individuell abstimmen und eine gemeinsame Vorgehensweise erarbeiten. Vertrauen kann auch hier recht schnell aufgebaut werden, da virtuelle Assistenten, die auf Plattformen angemeldet sind, zum Beispiel Bewertungen von früheren Auftraggebern aufweisen können und meist gibt es auch sogenannte „Skill-Tests“, die die Bewerber abgelegt haben und so ihre Fähigkeit in einem Aufgabenfeld benotet wurde. Wenn Sie einen Job ausgeschrieben haben, werden sie anhand der Bewerbungsschreiben sehr schnell die sympathischsten und wahrscheinlich auch fähigsten Anwärter aussieben können.
Vertrauen auf beiden Seiten ist genauso essentiell in der Zusammenarbeit wie bei Mitarbeitern, die vor einem stehen. Also ist es nicht nur wichtig, dass Sie Vertrauen in den Assistenten setzen, sondern auch, dass er Ihnen vertrauen kann. Wie seriös erscheinen Sie auf den Plattformen und haben Sie sichergestellt, dass die Bezahlung pünktlich erfolgt? Dann kann einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege stehen. Jetzt müssen Sie sich sich nur noch überlegen, was sie mit der neu gewonnenen Freizeit anstellen wollen.
Disclaimer: Einen virtuellen Assistenten anheuern, kann Nebenwirkungen haben. Es bleibt Ihnen mehr Zeit für Freunde, Bekannte & Familie – aber auch Ihre Balance zwischen Arbeiten und Leben wird verändert. Dadurch können Sie unter Umständen eine Kreativitätsschub erleben, der Sie zu neuen Ufern führt. Wir möchten Sie daher bereits jetzt warnen. Seien Sie vorsichtig. Aber auf jedenfall wünschen wir Ihnen viel Erfolg im neuen Jahr!