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Welche Mittel kann man für Training auf Distanz nutzen und wie hoch sind Preis und Profit?
Zusammen mit einer Anleitung, wie und mit welchen Tools man ein nützliches Video kreiert und welche Schritte das genau sind, erklären wir auch Gründe für ein Trainingvideo. Selbst aufgenommene Trainingsvideos machen das Delegieren auf lange Sicht deutlich einfacher und bringen sehr viele weitere Vorteile mit sich. Zu diesen zählen nicht nur die Zeitersparnis, sondern auch der finanzielle Nutzen und viele mehr.

Das Delegieren von Aufgaben

Falls man eine Aufgabe an ein virtuelles Team, eine virtuelle Kraft oder virtuelle Assistenz delegieren möchte, sind Videos das beste Werkzeug dafür. Sie sind simpel, effektiv und clever. Das Kreieren eines solchen Videos gibt nicht nur Sicherheit, dass der Mitarbeiter genau weiß, wie die Aufgabe zu lösen ist, sondern das Video ermöglicht auch eine bessere Einsicht in Ihr persönliches Können als auch die Erwartungen, die man mit der neuen Aufgabe an den Mitarbeiter stellen kann. Wobei auch die Person, welche die Aufgabe ausführen soll, mit einer konstanten Wissensquelle versorgt ist.
Doch, damit man sich persönlich zu einer guten Führungskraft entwickeln kann, sollte man die Erfahrung mit diesen Aufgaben haben und aufbringen können. Das versichert nicht nur ein gutes Verständnis der Aufgaben und somit ein stabiles und faires Verhältnis zum Arbeiter, als auch einfachere Korrekturen der Aufgaben, falls sie nicht richtig ausgeführt werden.

Der Nutzen und die Bedeutung von Trainingsvideos

Denken Sie jetzt einfach an all die Aufgaben, die Sie während des Tages und mittlerweile routinemäßig erledigen. Jedoch, Aufgaben, die Sie im Monat oder einmal in der Woche erledigen, verlangen von Ihnen gewisse Erinnerungsstützen. Diese sind entweder persönliche Checklisten oder man macht auch für sich selbst ein Anleitungsvideo. Eine schriftliche Checkliste kann man beispielsweise so gestalten, dass jeder einzelne Schritt genau und in der richtigen Rheinfolge dokumentiert wird. Somit hat man für das nächste Mal einen persönlichen Leitfaden vorbereitet mit dem Nichts schief gehen kann. Mit diesen Checklisten kann man sogar durch Details tiefere Einblicke in die einzelnen Aufgaben machen. Deshalb ist es keine Schande, falls man eher zum Checklisten-Fanklub gehört als zu Videofans. Checklisten sind schon seit geraumer Zeit eine Gewohnheit des Menschen und dies nicht nur in Bezug auf Arbeit, sondern auch in Bezug auf persönliches Wachstum und Entwicklung. Das ist vor allem auf das Bedürfnis nach Struktur zurückzuführen und das befriedigt er nicht nur mit Checklisten für Arbeitsabläufe, sondern auch mit Neujahrsvorsätzen und Tagesplänen. Bei der Arbeit mit virtuellen Arbeitskräften sind Checklisten von enormer Bedeutung, denn der Arbeitnehmer muss verstehen, wieso diese Aufgabe wichtig ist, wieso er sie ausführt und welche Prozesse hinter seinem Arbeitsschritt stecken und welche von diesem Arbeitsschritt abhängen. Somit wird er die Arbeit ernster nehmen und verantwortungsvoller ausführen. Wenn man aber ein Video dazupackt, ist das System komplett. Die Kombination von Checkliste, geschriebener Erklärungen und Video, erlaubt keine Missinterpretationen und vervollständigt die Instruktionen.

Führen über Checklisten, verhindert das mitdenken.

Es ist jedoch schwierig jeden einzelnen Schritt im geschriebenen Wort so zu erklären, dass die Erklärung unabhängig vom kulturellen Hintergrund oder der Altersstufe verständlich ist. Deshalb sind Videos auch so aussagekräftig, denn mit ihnen spricht man eine fundamentale Verständlichkeit und Sprache aller Kulturen und Altersstufen, und zwar die visuelle. Videos hinterlassen nicht nur vollkommene Erklärungen, sondern sie sind dann auch als Referenz jederzeit wieder abrufbar. Das bedeutet, man erklärt den Prozess durch das Video nur einmal. Diese Erklärung und der investierte Zeitaufwand sind dann für alle weiteren Arbeitnehmer einsetzbar.

Ein Bild ersetzt 1000 Worte, ein Video besteht aus 20 Bilder pro Sekunde….

Doch wie ? Wie bereitet man sich auf ein solches Video vor?

Dafür gibt es unterschiedliche Werkzeuge und Methoden. Eines dieser Werkzeuge nennt sich Screenflow. Dieses Programm erlaubt Ihnen Ihre Stimme, Ihren Bildschirm zusammen mit den Bewegungen aber auch das Gesicht, falls man möchte, oder sogar den Ton des Computers aufzunehmen. Wobei man die ganzen Aufnahmen danach auch mit dem gleichen Werkzeug und in der Software wieder bearbeiten kann. Dieses Programm eignet sich aber nur für MAC-Nutzer. Für PC Nutzer gibt es eine Alternative. Sie nennt sich Camtasia und Camtasia ist mit beiden Systemen kompatibel, egal ob MAC oder PC.
Wenn man sich für die Aufnahme eines solchen Videos dann vorbereitet, sollte man vor ab genau wissen, was man in und mit diesem Video erklären möchte, damit man keine Leerläufer hat. Diese Vorbereitung spart natürlich auch Zeit bei der Bearbeitung. Doch, falls man eine Routineaufgabe übernehmen möchte, dann sollte man diese lieber zu erst aufnehmen und danach durch eine Liste oder ein Script verfeinern. Dabei sollte man aber auch darauf achten, dass man beim Ablesen vom Script während einer Aufnahme nicht zu weit geht und das Wesentliche aus den Augen verliert.
Sobald man mit der Aufnahme und der Bearbeitung des Videos fertig ist, kann man dieses auf eine dafür vorgesehene Plattform hochladen. Diese ist beispielsweise Vistia, oder auch das bekanntere Vimeo. Die Plattformen erlauben das Teilen der Videos in einem begrenzten und kontrollierbaren Rahmen. Man arbeitet mit Links und die Videos sind auf ihnen dann für eine längere Zeit gespeichert. Um das Ganze zu strukturieren, kann man sich auf diesen Plattformen auch Dateien einrichten. Eine weitere Alternative zum teilen des Videos bildet hier Dropbox, hier können Sie das Video hochladen und einen Link darauf erstellen. Nur wer den Link hat, kann diesen sehen.

Doch, was ist bei Fehlern?

Erlaubt ein Trainingsvideo Fehler? Ja. Falls man einen Fehler macht, dann kann man auf die Pause drücken und das Ganze später bearbeiten. Doch, falls es sich um einen kleinen und unwichtigen Fehler handelt, dann kann man einfach weitermachen, da ein solches Video zu Lehrzwecken dienen soll und keine ästhetischen Aspirationen hat.
Die Bedeutung der Videos ist aber nicht nur die einfache Erklärung, sondern der genaue Einblick in das Geschehen. Die Aufnahme eines solchen Videos erlaubt es Ihnen als Unternehmer genau zu wissen, wie lange die Ausarbeitung dieser Aufgabe dauert und dauern sollte. Dabei sollte man aber nie vergessen, dass einstudierte Handgriffe, Bewegungen und Abläufe für den Kenner viel schneller vonstattengehen als für den Einsteiger, doch der grobe Überblick ist dann wirklich gemacht. Auf diesem Wege kann man aber auch eine persönliche Einschätzung der eigenen Fähigkeiten viel einfacher machen. Somit lässt sich auch der Zeitaufwand in der Woche, Monat und Jahr berechnen und es kann eine genaue Kosteneinschätzung gemacht werden. Durch die Aufnahme eines Trainingsvideos und das Delegieren der Aufgabe an eine virtuelle Assistenz wird sich die investierte Zeit dann immer wieder rentieren.

Zudem kann dieses Video auch verwendet werden, wenn aus irgend einem Grund eine neue virtuelle Assistenz eingearbeitet werden soll. Daher haben Sie nur einmal den Aufwand und können so rasch das Trainingsmaterial für Ihre neue virtuelle Arbeitskraft abrufen. Dies spart Zeit.

Infrastruktur, was braucht es wirklich?

Was braucht es und ist dies nicht wahnsinnig teuer? Nein. Grundsätzlich haben Sie schon fast alles. Fast jeder Laptop hat eine integrierte Kamera und diese reicht, da Sie in der Regel eh nur den Bildschirm aufnehmen. Aber ja, sie können sich auch eine Webcam anschaffen. Die Kaufempfehlung hier: LOGITECH C920 HD Pro (77€). Dann braucht es Camtasia (PC 278€ oder Mac 92€) oder Screenflow (99$). Last but not least, der Ton. Für eine Arbeitsanleitung reicht das Headset vom Smartphone völlig, zudem hat die Webcam von Logitech zwei integrierte Mikrophone, welche einen Stereoklang garantieren. Wem dies nicht reicht, der kann ein Studio-Mikrophon kaufen – aber es ist absolut nicht notwendig. Wenn aber die Absicht besteht bald auch Podcasts oder professionelle Videos für Schulungen und den Verkauf zu produzieren der ist mit dem Blue Microphones Yeti gut beraten.

Wer einfach schnell eine Anweisung oder Instruktion aufnehmen will, dass Smartphone kann dies auch. Screenrecording wird schwierig (nicht unmöglich wie dieser Artikel zeigt), aber für Sprachnachrichten reicht es.