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Das eigene Handel hinterfragen und optimieren, der Weg zum effizienter Arbeiten.

Für Unternehmer und Selbstständige ist die eigene Arbeits- und Lebensorganisation meist gleich bedeutend mit der Unternehmensorganisation, denn sie „sind“ das Unternehmen. Jeder schlechte Tag, jede verlorene Stunde ist Zeit, die man nicht nur selbst ungenutzt lässt, sondern die auch das Unternehmen verliert.
Effiziente Organisation und produktives Arbeiten heißt aber nicht, dass man seine eigene Arbeitsweise auf ein übermenschliches Maß hochschraubt und eine unvergleichliche Disziplin an den Tag legt. Auf Dauer kann kein Mensch wie ein Roboter arbeiten und das soll er auch nicht, denn schließlich gibt es etwas, das sich Leben nennt und genossen werden möchte. Effizienter Arbeiten und bewusster Leben ist kein Wiederspruch.

Zeit hat man nicht, die nimmt man sich

Selbstmanagement heißt also nicht nur die eigene Produktivität zu steigern, sondern besonders die eigene Zeit wertzuschätzen und den Tag bewusst wahrzunehmen. Das fängt mit einer realistisch eingeschätzten Planung an. Hier gilt die 60/40-Regel. Das heißt, man sollte nur 60 Prozent seines Tages mit Terminen und Aufgaben verplanen, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes. Und jeder Unternehmer weiß: Dieses „Unvorhergesehene“ kommt, egal in welcher Form. Eine Email mit Hiobsbotschaft, ein wichtiges Treffen aus dem Nichts oder das Kind ist plötzlich krank. Nur 60 Prozent bewusst zu verplanen hilft durch zusätzlich notwendig werdende Organisation und Kleinigkeiten nicht ins Schwimmen zu geraten. Immer nur einem zu knapp bemessenen Zeitplan hinterher zu hecheln ist nicht produktiv, sondern mindert die eigene Leistungsfähigkeit und die Qualität der Arbeit selbst. Sind sie eine der Personen, die grundsätzlich nie Zeit hat? Die theoretisch immer etwas zu tun hat? Dann gilt die Faustregel:

Zeit hat man nicht, sie nimmt man sich.

Die Einplanung von Pufferzeiten kann weh tun, ist jedoch langfristig erträglicher und wesentlich um effizienter Arbeiten zu können.
Umso wichtiger ist es dann aber auch die tatsächliche Arbeitszeit bewusst zu nutzen. Hier müssen zwei Dinge in den Prozessen am Arbeitsplatz hinterfragt werden.

1. Ist die Kommunikation und der Informationsfluss im Unternehmen und die eigene Kommunikationsweise optimal?
2. Welche Zeitfresser gibt es am Arbeitsplatz und der eigenen Arbeitsweise?

Zeitfresser in der persönlichen Arbeitsweise sind leicht zu identifizieren, wenn man bereit ist sich selbst einmal objektiv zu beobachten. Wie viele Webseiten und Programme habe ich gleichzeitig am Laufen? Lassen sie keine Ablenkung zu schließen sie alles, was nicht direkt mit der Aufgabe zu tun hat. Nebenbei Nachrichtenseiten lesen, immer wieder in die Emails schauen oder soziale Kontakte per Sekundenchat auf Facebook am Laufen zu halten, sind Dinge, die in der Summe den gesamten Arbeitsprozess hemmen.

Effizienter Arbeiten ohne Zeitfresser

Prüfen sie ihre Besprechungstermine, müssen sie bei allen Besprechungen dabei sein? Oder ist man dabei, weil man eben der Chef ist und nicht genug Vertrauen in seine Mitarbeiter setzt? Statt sich eine Stunde in die Besprechung zu setzen, reicht es vielleicht den Rapport in 5 Minuten zu lesen und dementsprechend weitere Anweisungen zu geben. Mitarbeitern Verantwortung zu übergeben hat den Sinn sich selbst zu entlasten und ist wesentlich um effizienter Arbeiten zu können. Wer nicht entspannt delegieren kann, weil er Kontrollverlust fürchtet, der hat nichts gewonnen. Auch ungute Gefühl im Hinterkopf sind Zeitfresser.
Hier stellt sich die Frage wie gut die eigene Kommunikationsweise und der Informationsfluss im Unternehmen ist. Welche Anweisungen sind am besten per Telefon, Mail, Instant Messaging oder persönlichen Gespräch zu erledigen. Je komplizierter oder ausladender die Sache, desto besser das persönliche Gespräch, in dem man seine Vorstellungen klar zum Ausdruck bringt. Viele Angelegenheiten lassen sich durch eine kurze Nachricht erledigen, aber auf keinen Fall sollte man eine halbe Stunde damit verbringen Arbeitsanweisungen per Mail niederzuschreiben, die man effektiv in zehn Minuten vortragen kann und gleichzeitig Rückfragen miterledigt.
Immer wieder muss überprüft werden, dass alle Daten aktuell sind und Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen haben. Am besten geht das, wenn alle Angestellten eine digitale Plattform oder Netzwerk haben, die dem Informationen und Dateien ausgetauscht und Prozesse für jeden einsehbar sind.

Ziele bewusst und konkret setzen

Das Leben besteht aus unseren Wegen zu den von uns gesetzten Zielen. Wer sich keine Ziele setzt, hat es schwer die richtige Motivation oder überhaupt eine Art von Antrieb zu finden. Zielsetzungen sind also in jedem Lebensbereich wichtig. Zum Selbstmanagement gehört eine realistische Auseinandersetzung mit Dingen, die man erreichen will.
„Mehr Sport treiben“ oder „Produktivität steigern“ ist keine Zielsetzung. Es ist eine allgemeine Wunschäußerung, die keinerlei Maßnahmen mit sich bringt.
Das Ziel muss so formuliert werden, damit es erreichbar und greifbar wird. Man muss direkt damit anfangen können. Es muss nicht bescheiden sein, aber in kleinen Schritten direkt umsetzbar. „Dienstag, Donnerstag und Samstag abends joggen gehen“ ist ein konkret gesetztes Ziel für mehr Sport. Ziele sollten schriftlich fixiert werden. Also gleich die Sportabende in den Kalender eintragen. Ein Zeitlimit für die gesetzten Ziele ist ebenfalls wichtig. „Ich möchte irgendwann ein Haus kaufen.“ Wann? In zwei Jahren, in fünf Jahren? Welches Zeitlimit erlaubt eine realistische Umsetzung? Das Wichtigste ist jedoch, dass man sich darüber im Klaren ist, warum man dieses Ziel hat. Die Begründung eines Ziels konkret zu formulieren, gibt die nötige Motivation.
Hat man seine nun Zielsetzungen in eine konkrete Form gebracht, dann wird es Zeit sie zu priorisieren. Welche Ziele sind besonders wichtig und haben ein sehr begrenztes Zeitlimit?
Sind die Ziele priorisiert, hat man die Möglichkeit zu fragen, welche von ihnen man selbst erledigen  muss und welche abgegeben werden können.
Bei der Delegation dieser Ziele machen sie dem Mitarbeiter auf gleiche Weise wie sich selbst klar, warum und wie das jeweilige Ziel besteht.
Mitstreiter erhöhen nicht nur die eigene Motivation, sondern machen diese Ziele auch sehr viel schneller erreichbar.

Tools und Hilfsmittel zum erfassen der Zeit und dadurch zur Evaluation von Zeitfressern finden Sie im e-Book oder eLearning Effizienter Arbeiten. Eine solche Analyse Ihrer Tätigkeiten ist auch die Basis, um herauszufinden welche Tätigkeiten Sie idealerweise an eine virtuelle Assistenz abgeben können. Lesen, testen und profitieren.