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Virtuelle Assistenz als Ihr Weihnachtselffe

Stille Nacht, heiliger Stress….Kundengeschenke kaufen, Grußmails verschicken oder den Jahresabschluss vorbereiten. Das alles neben den privaten Vorbereitungen auf die Feiertage lässt den Blutdruck schon mal konstant auf 180 steigen. Gerade Klein- oder Ein-Mann-Unternehmer können zusätzliche Arbeit nicht gebrauchen und sitzen in der Weihnachtszeit oft doppelt so lange im Büro wie sonst. Aber es geht auch anders und absolut stressFREI! Der Weihnachtsmann hat seine Wichtel und Sie haben Ihren virtuellen Assistenten. Diese können nämlich in dieser Zeit eine große Hilfe sein. Lassen Sie Ihren virtuellen Assistenten die ungeliebten und doch notwendigen Aufgaben übernehmen, während Sie sich komplett auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Was Ihr virtuelle Assistenz übernehmen kann:

1.) Weihnachtsgrüße kommen immer gut an: Lassen Sie Ihren virtuellen Assistenten einen virtuellen Firmengruß entwerfen und Listen ihrer Kunden aufstellen. Je nach Priorität können Sie dann entscheiden, an wen eine elektronische Weihnachtskarte geschickte werden soll. Wichtige Kunden freuen sich auch über handschriftliche Weihnachtsgrüße.

2.) Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Kundenfreundschaft: Ob Schokolade, eine gute Flasche Wein oder eine Kaffeetasse mit Ihrem Firmenlogo. Von der Auswahl über den Kauf bis hin zum Versand kann der virtuelle Assistent alles für Sie planen und durchführen. Was für die Kunden funktioniert, funktioniert natürlich auch für die Familie. Statt durch die Stadt zu rasen oder stundenlang im Internet zu surfen, müssen Sie nur noch die Geschenke unter den Weihnachtsbaum legen. Den Rest erledigt Ihr virtueller Assistent.

3.) Ist denn schon wieder Weihnachten? Auch wenn eigentlich niemand ignorieren kann, dass die Festtage vor der Tür stehen – lassen Sie ihren virtuellen Assistenten eine weihnachtliche Erinnerung auf der Webseite oder in den Social Media Kanälen posten.

4.) Wir sind dann mal weg: Der virtuelle Assistent kann E-Mail-Vorlagen verfassen, wer wann nicht erreichbar ist und wen die Kunden alternativ für welchen Zeitraum kontaktieren können. Das Gleiche gilt natürlich auch für möglicherweise geänderte Öffnungszeiten, die auf der Internetseite aktualisiert werden müssen.

5.) Soziale Medien kennen keine Feiertage: Natürlich werden auch Ihre Kunden Ihnen Frohe Weihnachten wünschen wollen und erwarten nicht erst im neuen Jahr eine Antwort. Der virtuelle Assistent kann vor und während der Feiertage Twitter, Facebook oder Instagram Seiten Ihres Unternehmens verwalten, Updates posten oder auf Grüße antworten. Der virtuelle Assistent übernimmt für Sie die Vorbereitung weihnachtlicher Newsletter oder Blogs und veröffentlicht Sie – je nach Bedarf und passgenau – zeitversetzt.

6.) Kein Weihnachten ohne Feier: Einladungen verschicken, das Restaurant buchen, Anwesenheitslisten verwalten. Von besinnlicher Feier kann da kaum die Rede sein. Aber in diesem Jahr wird alles anders – versprochen: Überlassen Sie die Organisation und Verwaltung Ihrem virtuellen Assistenten: Vorbereitung, Planung, Durchführung nimmt er in die Hand – professionell und zuverlässig. Sie müssen einfach nur noch entspannt hingehen, die Feier genießen und vielleicht noch ein Budget vorgeben.

7.) Auf und davon: Dieses Jahr gibt es keinen Reisestress. Der virtuelle Assistent kann für Sie (und ihre Familie) vom Bahn- oder Flugticket bis zum Hotel die komplette Reise organisieren und buchen.

8.) Kunden wollen Service: Es ist immer frustrierend, wenn man sich kurz vor, oder zwischen den Feiertagen nur mit Anrufbeantwortern unterhalten kann und bis zum neuen Jahr keine Antwort erhält. Nicht mit einem virtuellen Assistenten. Er kann Anrufe entgegennehmen, einfache Kundenanfragen via E-Mail beantworten, oder für die Zeit nach den Festtagen eine Prioritätenliste erstellen, während Sie sich entspannen und durchatmen oder bereits auf das kommende Geschäftsjahr konzentrieren können.

9.) Vor Weihnachten ist vor dem Neuen Jahr: Lassen Sie Ihren virtuellen Assistenten schon einmal alles für die Zeit nach den Feiertagen organisieren und vorbereiten – zum Beispiel für Verkaufsaktionen zum Jahresanfang . Berichte und Rechnungen sind geschrieben, wenn Sie Ihr neues Geschäftsjahr beginnen, die Buchhaltung ist bestens vorbereitet.

10.) Gut geplant ist halb erledigt: Gerade vor Weihnachten wollen die meisten Firmen noch so viel wie möglich erledigt bekommen. Der virtuelle Assistent kann Ihren Terminkalender verwalten, Meetings planen, Termine auf das neue Jahr verschieben oder – wenn nötig – absagen.

Es geht alles auch stressfrei. Also warum sich selbst nicht einmal ein eigenes Vorweihnachtsgeschenk machen?!

Frohes Fest schon mal!