7 kostenlose Tools für die digitale Zusammenarbeit
kostenlose Tools für die digitale Zusammenarbeit
Wer bisher kaum outgesourct oder jenseits des Büros mit anderen zusammengearbeitet hat, ist vielleicht erst mal überfordert, wenn es darum geht, Aufgaben digital an jemand anderen abzugeben. Wie gestaltet man die Zusammenarbeit, wenn man an denselben Dokumenten arbeitet? Wie setzt man Deadlines, die für alle Beteiligten ersichtlich sind, und behält den Überblick über die delegierten Aufgaben? Wie soll kommuniziert werden?
Auf alle diese Fragen gibt es Antworten in der Form von Software Tools. Wir haben eine kleine Liste mit empfehlenswerten Tools zur digitalen Zusammenarbeit erstellt:
Skype
Zugegeben: Die meisten, die diesen Artikel lesen, haben vermutlich bereits Erfahrungen mit Skype gesammelt. Auflisten wollten wir Skype trotzdem – einfach weil das Tool mittlerweile die meisten anderen Online-Telefonie-Tools und Chatprogramme ersetzt hat. Skype ist vor allem für Telefonate ins Ausland unerlässlich, aber auch ein gutes Tool, um Konferenzschaltungen durchzuführen. Hinzu kommt die Möglichkeit, Files zu schicken, sowie per Text zu chatten. Das ist besonders dann hilfreich, wenn mal wieder jemand vergessen hat, das Mikrofon einzustöpseln.
Dropbox
Dropbox ist mittlerweile eines der wichtigsten Tools für den digitalen Datenaustausch geworden. Während andere E-Mail und viele Apps beim Übertragen von Dateien oft eine Größenbegrenzung von wenigen Megabyte besitzen, lassen sich bei Dropbox in der Basis-Version Inhalte bis zu 2 GB teilen. Wer mehr Platz möchte, kann Freunde einladen (bis zu 16 GB zusätzlich) oder zur Premium-Version upgraden.
Asana
Asana ist digitale To-Do-Liste, Kommunikations- und Datenübertragungstool in einem. Hier lassen sich Projekte, Aufgaben, Deadlines anlegen, die dann direkt innerhalb des Interfaces mit den Kollegen, Kunden oder virtuellen Assistenten besprochen werden können. Damit man sich nicht ständig ins Tool einloggen muss, werden alle Kommentare innerhalb Asanas als Mail an die Projektzuständigen geschickt. So wird man bei Neuigkeiten immer informiert. Unter Do Better with Asana ((Affiliate link)) gibt es zudem hilfreiche Informationen und Instruktionen wie man das optimium aus Asana herausholt.
Trello
Trello ist eine Alternative zu Asana und bietet digitale To-Do-Liste sowie Kommunikationsplattform in einem. Worin sich Trello besonders von Asana unterscheidet, ist die Aufmachung. Trello ist sehr visuell. Aufgaben werden als Karten in Spalten angeordnet. Eine populäre Art, dies zu nutzen: Je nach Aufgabenphase wird die Karte per Drag & Drop weitergeschoben, bis es schließlich in „Done“ und später im Archiv landet. Trello ist vor allem dann interessant, wenn man visueller Typ ist und seine Aufgaben gerne übersichtlich vor sich sieht.
Evernote
Tim Ferriss hat bereits in seinem Buch The 4-Hour Workweek Evernote als Tool empfohlen. Doch was ist Evernote eigentlich und wozu sollte man es nutzen? Evernote ist ein Tool, mit dem Notizen, Bookmarks, Fotos, Screenshots und bestimmte Dokumentarten gesammelt und geordnet werden können. Das Besondere: Die sogenannten „Notizbücher“ werden in der Cloud gespeichtert und können daher auch für andere Nutzer freigegeben werden.
Google Drive
Wie Skype und Dropbox ist Google Drive ein beliebtes Tool zur Zusammenarbeit. Google Drive bietet neben der Funktion zur Dateienteilung und –übermittlung auch die Möglichkeit, verschiedene Arten von Dokumenten (z.B. Text oder Tabellen) online anzulegen und konkurriert dabei mit einfachen Text- und Datenverarbeitungsprogrammen. Die dort angelegten Dokumente können von einigen Programmen wiederum verarbeitet werden (etwas Microsoft Word oder Excel).
Teamviewer
Teamviewer ist nicht nur eine Alternative zu Skype, was Online-Meetings betrifft, man kann damit auch die Steuerung seines Computers temporär abgeben bzw. die Steuerung eines anderen Computers übernehmen. So kann man z.B. einem virtuellen Assistenten vorführen, wie man ein bestimmtes Programm bedient oder sich von einem Freelancer beim Troubleshooting helfen lassen.
Viele der obengenannten Apps sind auch für Alleinanwender interessant. Wer viel unterwegs ist oder an verschiedenen Geräten arbeitet, profitiert oft davon, in der Cloud zu arbeiten. Ob man sich mit einem Tool wie Evernote oder Trello anfreunden kann oder nicht, kann man daher auch erst einmal alleine austesten.
Gibt es andere Tools, die Sie empfehlen? Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, welche Apps Sie für die digitale Zusammenarbeit nutzen.
Danke für die Anregungen!
Unter dem Vertraulichkeitssaspekt verdienen in den USA beheimatete Anbieter aber zumindest ein kleines Fragezeichen. Ich lagere deshalb Dateien, die ich auf anderen Rechnern nutzen möchte, auf meinem PC im Büro und mache sie per ownCloud verfügbar. Die entfernten Rechner sind über OpenVPN angebunden. Das erfordert zugegebenermaßen etwas Einarbeitung, daher ist „kostenlos“ relativ. Aber es läuft prima. 🙂
Danke Szameit. Bin ich voll bei Dir. Ich hatte aus diesem Grund auch mal Pogoplug getestet – heisst eigentlich habe ich es noch immer – aber irgendwie nutze ich es kaum. Aber recht hast Du. Mit dem Pogoplug kannst Du via Internet auf Deine Dateien auf Deinem Rechner zu greifen, also eine eigene Cloud. Bedingt, dass der eigene Rechner läuft….
Ich habe Worksection nicht finden hier 🙁 Ich denke, es sollte hier erwähnen. Es ist wirklich leistungsfähiges Werkzeug, und es eine gute Alternative zu einigen Projektmanagement-Tools aus dieser Liste 🙂