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Führen auf Distanz wird gerade durch die technologie deutlich vereinfacht.

Arbeiten, wo auch immer man möchte. Was früher ein Privileg darstellte, wird heute immer mehr zum modernen Arbeitsalltag, es ist effizientes Arbeiten.

Nicht nur in den USA ist die Zahl der Arbeitenden, die keinen festen physischen Arbeitsplatz haben deutlich gestiegen. Auch in Europa ist dieser Trend feststellbar. Die meisten arbeiten von zuhause oder teilen sich flexible Arbeitsplätze. In den USA greift das Argument, dass die Zufriedenheit dieser Arbeitnehmer meist höher ist, als die jener Kollegen die in diesen „Boxen“ eingepfercht sind. In Europa auf der anderen Seite wir die Flexibilität der Arbeitszeit eher als Vorteil betrachtet, gerade wenn es um die Betreuung der Kinder geht.

Nebenbei sparen sich Arbeitgeber eine ganze Menge an Bürokosten. Eine Rechnung, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer aufgeht.

Zwar benötigen Remote-Mitarbeiter ein besonders hohes Verantwortungsbewusstsein, doch in der Regel steigert die Eigenständigkeit gepaart mit dem Vertrauen des Chefs auch die Motivation und die Loyalität der Angestellten. Es gibt kaum einen besseren Produktivitätsmotor als Loyalität und die Motivation, das Vertrauen zurückzugeben wollen, das in einen gesetzt wird.

Trotzdem haben viele Vorgesetzte immer noch Bedenken bei diesem modernen Arbeitsmodell, da die Form der Kontrolle und der Kommunikation anders ist, oder besser gesagt, andere Verhaltensweisen voraussetzt. Natürlich ist es nicht möglich, kurz im Nebenzimmer vorbeizuschauen, im Flur schnell mal eine Besprechung abzuhalten und die Arbeitsweise der Mitarbeiter „physisch“ zu erleben.

Auch wenn jede Firma ihre eigenen Besonderheiten hat und jeder Beruf seine eigenen Arbeitsweisen mit sich bringt, so gibt es doch einige Grundregeln für Vorgesetzte, die ihre Mitarbeiter aus der Distanz organisieren und ein effizientes Arbeiten ermöglichen:

Ein Leitfaden für alle Mitarbeiter

Arbeiten Sie gezielt einen Leitfaden für die Arbeits- und Verhaltensweise der virtuellen oder von zuhause aus arbeitenden Kollegen aus. Klare Richtlinien helfen nicht nur der Orientierung des einzelnen Angestellten, sondern halten das ganze Team auf einer Linie. Der Einzelne kann seine Aufgabenbewältigung so sicher planen und Deadlines werden eingehalten. Es ist nötig nicht nur die genauen Aufgaben, die „remote“ erledigt werden können festzusetzen, sondern auch die erforderliche Erreichbarkeit per Chat, Telefon und Email. Aber auch die Pflicht die Arbeitsfortschritte in Projekt Management Tools wie Asana (Check: Do Better with Asana), Basecamp und Co zu dokumentieren. So wird der Arbeitsprozess übersichtlich gestaltet und Mitarbeiter werden zur gegebenen Zeit abschalten können. Natürlich bedürfen spezielle Aufgaben auch spezielle Regelungen, doch im Team sollte ein gewisser Konsens über die Vorgehensweise bestehen.

Definieren Sie Erwartungen so präzise wie möglich, vielleicht sogar genauer als man es im Büro tatsächlich machen würde. Je genauer der Leitfaden, desto weniger Missverständnisse werden aufkommen.

Instant Messaging – kreieren sie Ihr Kommunikationsmittel

Es gibt mittlerweile unzählige Möglichkeiten, ein kleines Unternehmensnetzwerk zu erstellen, ohne große Kosten oder Installationsumstände zu erzeugen. Ganz nach Bedarf kann man sich für die Messaging-Methode entscheiden, die für das Vorhaben am effektivsten ist. Liegt der Fokus auf schneller Übermittlung von Kurznachrichten, die übermäßigen Emailverkehr überflüssig machen soll oder ist es wichtig die Aufgaben durch ein Projektmanagement zu strukturieren? Lync, HipChat, Campfire oder Chatter sind bekannte Anbieter, die einem Unternehmen sein eigenes soziales Netzwerk bieten. Gruppen- und Videochats bieten kurzfristige Unterredungsmöglichkeiten und Mitarbeiter erhalten Erinnerungen zu ihren Aufgaben. Eine ebenso gute Alternative, um verschiedene Projekte im Team zu managen ist asana.com. (Do Better with Asana – unser Tip interessierte) Wer auf Distanz arbeitet braucht zusätzlich eine Möglichkeit der konstanten Kommunikation, ohne dass zu jeder Kleinigkeit Emails geschrieben werden müssen. Instant Messaging ersetzt die kurzen Besprechungen, die eben sonst auf dem Büroflur stattfinden würden, egal wie groß die Gruppe auf dem Flur wäre, in den sozialen Netzwerken für Unternehmen kann man Dutzende, sogar Hunderte gleichzeitig erreichen.

Videochats zum Alltag machen

Video Chats wie Skype, gotomeeting & Co steigern die Effizienz beim Arbeiten

Ebenso wichtig wie ein gut funktionierendes Instant Messaging System ist eine regelmäßige visuelle Kommunikation. Größere Besprechungen im Team werden am besten per Videokonferenz gestaltet.

Einige oben genannte Business-Netzwerke bieten auch die Möglichkeit an Videochats durchzuführen, ansonsten greift man einfach auf die kostenlosen Alternativen Skype oder Google+ zurück. In Videokonferenzen lassen sich Themen zügiger und innovativer besprechen als es schriftliche Korrespondenz zulässt. Nicht nur das, der Mensch ist instinktiv darauf ausgerichtet andere menschliche Blicke und Gesten zu analysieren und in sein soziales Gesamtbild einzubauen. Das Verhältnis unter Kollegen ist gefestigter, wenn sie sich von Angesicht zu Angesicht kennen und verstehen. Nonverbale Kommunikation, die sonst im Schriftverkehr verloren geht, kann hier nachgeholt werden. Mitarbeiter können sich ganz auf das Thema konzentrieren und gemeinsames Brainstorming ist meist ergiebiger. Im bereits genannten Leitfaden, siehe Punkt 1, kann man Termine und Anlässe für Videokonferenzen festlegen.

Cloud Technologie clever einsetzen

Die bereits genannten Netzwerksysteme für Unternehmen bieten nicht selten Filesharing an. Ebenso gut kann man sich ein Konto bei Dropbox oder Google Drive einrichten, um per Cloud Technologie Mitarbeitern Materialien zur Verfügung zu stellen oder ihnen die Möglichkeit zu geben ihre Ergebnisse zu präsentieren. Im Idealfall hat ein Mitarbeiter Zugriff auf alle Daten und Unterlagen, die er im Büro vorliegen hätte. Hier lohnt es sich, je nach Unternehmen, ist eine ausgereifte Technologie mit hohem Sicherheitsstandard und ausreichendem Datenvolumen zu investieren. Cloud Systeme haben in den letzten Jahren viele Remote-Arbeiten erst möglich gemacht. Auch wenn das Arbeiten über Distanz nicht für jeden Mitarbeiter sinnvoll sein kann oder muss, ermöglichen diese Technologien eine derartige Flexibilität, dass Arbeitnehmer ihre persönliche Situation nicht mehr zweitrangig behandeln müssen und dabei auch noch effektiver arbeiten können. Das macht nicht nur sie glücklicher, sondern auch den Manager, der die Produktivitätsrate steigen sieht.

Learning

Was hier für ein Unternehmen skizzierte wird, ist gerade auch für Kleinstfirmen, welche mit Freelancern, Virtuellen Assistenzen oder anderen Remote Mitarbeitern arbeiten hilfreich. Sicherlich muss eine Abwägungsentscheidung getroffen werden zwischen Datensicherheit / Kosten / Effizienz – aber kleinere Firmen können dies heute vielleicht gar besser umsetzen als eingesessene Unternehmen, welche nicht in der ganzen Konsequenz umstellen. So hilft es nicht, wenn nur die „Early Birds“ den Chat nutzen. Es gibt nur ein Umstellen für alle oder in der starren Struktur verharren. Alles dazwischen wird in der Konsequenz zu Problemen und Scheitern des Unterfangens führen. Es ist ein Change Prozess und diese sind bekanntlich nicht einfach, aber notwendig. Gerade da viele Firmen dieses Model erfolgreich betreiben und dadurch im Kampf um innovative Talente einen wesentlichen Trumpf besitzen.