Für ein virtuelles Team ist der Aufbau einer festen Arbeitskultur von fundamentaler Bedeutung. Auf diese Weise bleibt das Team ständig mit dem Unternehmen verbunden und baut eine unumgängliche soziale Bindung zum Unternehmen auf, was natürlich zu einer erfolgreichen Zielsetzung und stabilen Arbeitsverhältnissen führt. Ein virtuelles Team hat mehrere Vorzüge, doch auch Nachteile, die sich durch ein verantwortungsbewusstes und aufmerksames Management ausmerzen lassen.


Eine der Vorzüge von remote Teams oder virtuellen Teams ist definitiv auf der Seite des Arbeitnehmers. Dieser hat die Möglichkeit seinen Arbeitsalltag meistens flexibel zu gestalten und verbessert auf diese Weise nachhaltig seine Lebensqualität. Ein überzeugendes Beispiel für diese „neue“ Arbeitsweise bietet American Express. Der US-Magnat spart durch seine ausgelagerten Arbeitskräfte ganze 10 bis 15 Millionen Dollar im Jahr. Diese Arbeitsweise ist natürlich eine Folge von modernen Kommunikationsmitteln und sie geht Hand in Hand mit der Auswirkung von technologischem Fortschritt auf unser dynamisches Arbeitsverhalten, doch, wo zieht man die richtigen Fäden und wer passt in ein solches Team?

Treffer landen bei der Bewerberauswahl

Es gibt mehrere Profile und Eigenschaften bei Menschen, die sich für ein ausgelagertes Team mehr eignen als andere. Diese sind vor allem Eigeninitiative und Neugier.
Diese zwei Eigenschaften sind für einen hingebungsvollen Arbeitnehmer in einem ausgelagerten Team oft wichtiger als seine Fähigkeiten. Bei der Ersten sprechen wir über einen Begriff, der sich durch mehr Bewerbungsgespräche zieht als das Duo Stärken und Schwächen. Doch, wirklich einzuschätzen, wer diese Eigenschaft hat und wer nicht ist natürlich ein ganz anderes Paar Schuhe. Es sollten vor allem Bewerber sein, die bereits ein gewisses Maß an Erfahrung mitbringen und/oder sich als Start-up-Gründer schon versucht haben. Manche würden meinen, dass solche Bewerber auch eine riskante Investition sind, da sie oft für die Verwirklichung eigener Träume, abspringen könnten, doch dieses hängt vor allem von der Motivation im Unternehmen ab. Die Neugier ist für die Simplizität der Arbeitsabläufe von ungemeiner Bedeutung. Arbeitnehmer in einem ausgelagerten Team müssen in der Lage sein Probleme selbstständig zu lösen und sich ständig auf eigene Faust weiterzubilden.
Das Zweite ist definitiv ein geringes Ego. Es handelt sich hier natürlich um den herkömmlichen Arbeitnehmer, welcher für seine Fehler Verantwortung übernehmen soll und ohne viel Drama oder eine passive Aggressivität einfach mit der Arbeit weitermacht, daher trifft das auf das Management nicht so ganz zu, doch, dazu später mehr.
Engagement und eine stabile Vertrauensbasis sind für Manager die bedeutendste Eigenschaft. Ein Manager oder Projektkoordinator in einem ausgelagerten oder virtuellen Team sollte ständig auf der Suche nach Problemlösungen sein. Die Vertrauensbasis entsteht schon beim Interview, entweder ist sie gleich zu Anfang vorhanden oder gar nicht. Ein interessierter Manager wird sich über die Kommunikationsmethoden im Unternehmen erkundigen. Er wird Fragen stellen und wissen, dass er sich auf sein Team vor allem verlassen sollte, aber auch, dass sich andere auf ihn verlassen.

Das Interview und seine Tücken

Für jeden Arbeitnehmer sind es unterschiedliche Beweggründe für einen Arbeitsplatz. Es liegt an uns zwischen den Bewerbern sorgfältig zu entscheiden, welche nur einen Arbeitsplatz suchen und welche wirklich für dieses Unternehmen arbeiten möchten. Zudem sollte man ebenfalls in Erfahrung bringen, ob der Bewerber die Werte und die Philosophie des Unternehmens richtig verstanden hat. Das alles verrät uns der Kommunikationsstil eines Bewerbers. Als Mitarbeiter in einem ausgelagerten Team muss der Bewerber in der Lage sein, sehr viele Informationen in einem kurzen Zeitraum zu erhalten und nur das Wesentliche wiederzugeben. Eine solche Eigenschaft ist für ein virtuelles Team von oberster Priorität, denn das, was wir mit dieser Arbeitsmethode sparen möchten, ist auch Zeit. Die besten Bewerber verstehen auf Anhieb, worum es sich handelt, und vermitteln so das Gefühl, dass sie sich in einer virtuellen und dynamischen Umgebung sicher zurechtfinden werden. In diesem Interview sollte man ebenfalls die Arbeitsgeschwindigkeit des Bewerbers prüfen und sich über den früheren Arbeitsstil und das Arbeitsverhalten erkundigen. Effizienz steht an erster Stelle in einem virtuellen Team als auch Eigenschaften wie Verantwortungsbewusstsein, Zielstrebigkeit und das „Woo“.

Was ist das „Woo“?

Woo ist ein Ausdruck für Menschen, die viel Wert auf die Meinung anderer legen. Diese sind oft höchst motiviert und werden durch gute Resultate und selbst erreichte Ziele effizienter. Ein Manager in einem virtuellen Team muss also genau diese Eigenschaften aufweisen können, und zwar: schnelle Auffassungsgabe, gute Menschenkenntnisse, starke Eigenmotivation und Ehrgeiz und ein gewisses Maß an Wettbewerb-oder Kampfgeist. Harmoniebedürftige Manager haben in einem solchen Team wenig verloren, denn nur durch Konflikt entsteht ein Fortschritt.

Die Arbeit in einem virtuellen Team

Die Arbeit in einem virtuellen Team ist mit einem herkömmlichen Arbeitsplatz im Büro nicht zu vergleichen. In einer virtuellen Arbeitsumgebung kann es sehr leicht zu Entfremdung kommen, weshalb man als erfolgreicher Manager genau dagegen ankämpfen sollte. Unterschiedliche Methoden und Maßnahmen helfen dabei die Kommunikation und das Miteinander in einem ausgelagerten Team aufrechtzuerhalten. Schon bei den Anfängen sollte ein virtueller Kollege einen sogenannten Paten haben. Dieser vereinfacht den Start des neuen Mitarbeiters und ist wenigstens am Anfang für die Face-to-Face-Time da. Durch Video Chats, entweder täglich oder wöchentlich, fühlt sich jeder Neueinsteiger geborgen und sicher.
Aber wenn mal Not am Mann ist und eine stressige Periode zu bewältigen ist, dann muss einfach der Informationsfluss stimmen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter den absolut uneingeschränkten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen hat und sich somit selbstständig zurecht finden kann. Die virtuellen oder ausgelagerten Mitarbeiter dürfen sich nicht ausgeschlossen fühlen und eine lineare Hierarchie und ultimative Transparenz sind definitiv zu empfehlen.  Eine Möglichkeit für ein gemeinsames Wachstum bietet beispielsweise ein interner Blog. Dort kann jeder Mitarbeiter kleine Tipps, Links und Blogbeiträge veröffentlichen, die ihm bei der Bewältigung einer Aufgabe geholfen haben. Auf diese Weise profitiert man auch als Community von der individuellen Eigeninitiative der Mitarbeiter.

Der wichtige und gewichtige Stichpunkt- Vertrauensbasis

Während einer anspruchsvollen Zeit möchte man die Sicherheit haben, dass jemand einem den Rücken freihält und, dass man sich auf sein Team verlassen kann, sodass Menschen in einem Team mit ihren Kollegen wirklich vertraut sein sollten. Zu diesem Zweck werden kleine Rituale eingeführt, die nicht zu viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen aber trotzdem eine gewisse Dosis Harmonie ins Team bringen. Dies kann man in Form von richtigen Treffen ein- oder zweimal pro Jahr machen. Ja, richtig gelesen, eine richtige Reise machen, eine reale. Denn, wenn man schon kein Geld für die Büros und die Technik der Angestellten ausgibt, dann sollte man schon etwas für ein Treffen ausgeben. Sich mal treffen und zusammen abhängen bedeutet die Menschen nicht nur als ein Bündel von Fähigkeiten zu betrachten, sondern das ganze Profil richtig wertzuschätzen. Dabei hilft es für jeden Mitarbeiter ein persönliches Portfolio zu erstellen. Da man die Personen nicht so oft sieht und wahrscheinlich selten über private Sachen spricht, ist es Portfolio mit persönlichen Daten sehr nützlich. In diesem kann man Kleinigkeiten speichern, die man nebenbei über den einzelnen Mitarbeiter erfahren hat und die man in den Fällen Weihnachten, Geburtstage und Jahresfeiern einfach auskramen kann.

Die Herausforderungen und Hürden bei der Arbeit mit einem ausgelagerten Team

Es scheint viel zu sein, die Persönlichkeit eines Mitarbeiters in einem virtuellen Team ist oft auf zweiter Stelle. Doch, das sollte nicht so sein, besonders in Bezug auf den Umgang mit introvertierten und extrovertierten Persönlichkeiten. So kann man kein Google-Hangout mit sechs introvertierten Mitarbeitern veranstalten aber dafür hat man die Möglichkeit diese in Zweiergruppen aufzuteilen und somit eine stabile Balance zu schaffen.
Die größte Herausforderung ist aber nicht das, worauf man Einfluss nehmen kann, sondern es sind Dinge, die außer den eigenen Mächten stehen. Solche „Kleinigkeiten“ wie unterschiedliche Zeitzonen oder gesetzliche Regelungen in Bezug auf Kranken-und Rentenversicherungen usw. Diese Aspekte sollten von einem guten Management ebenfalls abgedeckt und bedacht werden, sodass sich kein Mitarbeiter benachteiligt fühlt.

Herausforderung: Flexible Arbeitsmodelle oder die eigene Haltung?

Sich von der klassischen Managementdenkweise zu trennen, ist oft die größte Herausforderung für jeden Manager in einem virtuellen Team. Dies bedeutet, es nicht mehr für selbstverständlich zu betrachten, dass die Arbeit gemacht wird, wenn der Mitarbeiter online oder präsent ist. Außerdem, darf man keine traditionellen Bewertungstermine setzen. Erreichbare Ziele und eine kontinuierliche Kommunikation und faires Feedback sind immer besser als zu hohe Ansätze und Termine, denen die Mitarbeiter entgegenbangen. Sich nicht zu sehr auf Performance und Resultate zu fixieren ist ebenfalls eine Notwendigkeit in einem virtuellen Team. Das Feedback sollte nicht über Chatrooms oder Mails gegeben werden, sondern vor allem über Video, denn nur so erhält man die Motivation und Menschlichkeit aufrecht.