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Warum arbeiten wir? Um Geld zu haben, für die Dinge, die uns wichtig sind. Das Dilemma: Oft nimmt uns die Arbeit Zeit weg – von den ebendiesen Dingen, die uns so wichtig sind. Es ist gar nicht so selten, dass junge ambitionierte und erfolgreiche Manager, IT-Experten, Ingenieure nach einigen Jahren Arbeit ihre Stelle an den Nagel hängen. Nicht, weil ihnen ihre Arbeit oder ihr Arbeitsumfeld nicht gefällt, nicht weil sie Stress mit Chef oder Kollegen hatten, sondern einfach, weil sie feststellen, dass sie plötzlich keine Zeit mehr für die wichtigen Dinge des Lebens haben. Wer braucht schon Geld, wenn er keine Zeit hat, es auszugeben?

Unternehmer und Selbstständige kämpfen oft mit demselben Debakel. Nur, dass es dann keinen Chef mehr gibt, der einen auffordert, nach Hause zu gehen. Im Gegenteil: Viele Entrepreneure arbeiten von zuhause ist und entfernen sich gerade dadurch zunehmend von einer gesunden Work-Life-Balance. Auch wenn das eigene Unternehmen vielleicht einen persönlichen Traum erfüllt, bleibt bald keine Zeit mehr für die anderen Träume.

Doch was lässt sich dagegen tun? Schließlich müssen bestimmte Aufgaben einfach erfüllt werden – und diese Aufgaben werden mit der Zeit nicht weniger. Bei einem gut laufenden Unternehmen nimmt mit der Zeit nicht nur das Auftragsvolumen, sondern oft auch die Komplexität der Aufgaben zu. Die Last wächst mit dem Unternehmen.
Es bleiben eigentlich nur zwei Möglichkeiten:

1. Aufgabenvolumen reduzieren

Dies ist sicherlich am naheliegendsten. Um die Menge der Aufgaben zu reduzieren, muss zunächst eine Übersicht über die eigenen Aufgaben erstellt werden. Die einzig sinnvolle Herangehensweise ist nun, Aufgaben zu streichen, die unwichtig bzw. nicht nötig sind. Den Stammkunden Weihnachtskarten schicken? Nette Idee, aber unnötig. Jede Stunde E-Mails checken muss ebenfalls nicht sein. Branchenneuigkeiten verfolgen? Kann ebenfalls auf ein Minimum reduziert werden.

Danach wird es allerdings schon schwieriger. Kundenakquise: Ja oder nein? Ist man mit dem aktuellen Kundenvolumen zufrieden? Bei einem Wegbrechen eines Kunden ist es immer gut, weitere Optionen zu haben. Allerdings kann gerade die Akquise jede Menge Zeit kosten. Eine neue Werbestrategie ausprobieren? Kostet ebenfalls Zeit und wahrscheinlich auch Geld. Möchte man die Investition in Kauf nehmen oder lieber einen Gang zurückschalten und dafür mehr Zeit gewinnen?

Hier begegnen wir bereits dem ersten Problem dieser Strategie: Weniger Arbeiten bedeutet weniger Geld und weniger Sicherheit. Eine Expansion unseres Unternehmens wird langfristig unmöglich, wenn wir uns nur auf diese Strategie verlassen.
Darüber hinaus können viele Aufgaben nicht vernachlässigt werden, auch wenn sie temporär unwichtig sind. Vielleicht ist es nicht wichtig, heute die Steuererklärung zu erledigen, das bedeutet aber nicht, dass man sie für immer von der To-Do-Liste streichen kann. Ebenso muss der neue Computer heute nicht bestellt werden – irgendwann wird der Neukauf allerdings notwendig. Verschieben ist nicht eliminieren. Im Gegenteil: Verschieben bedeutet, dass wir in der Zukunft weniger Zeit für die wichtigen Dinge haben. Und wollten wir das nicht eigentlich vermeiden?

2. Aufgaben delegieren

Die andere Möglichkeit, Zeit freizuschaufeln, ist es, Aufgaben zu delegieren. Wer delegiert, hat mehr Zeit, sorgt aber gleichzeitig dafür, dass alle Aufgaben erledigt werden. Nun ist das Delegieren für viele Entrepreneure nicht gerade an der Tagesordnung. Gerade viele Einzelunternehmer werden sich hier wohl fragen, wie sie denn Aufgaben delegieren sollen, wenn sie gar keine Angestellten beschäftigen. Andere haben vielleicht bereits Angestellte, können allerdings keine weiteren Mitarbeiter beschäftigen.

Doch um Aufgaben zu delegieren, braucht es nicht unbedingt Angestellte. Was viele Entrepreneure unterschätzen, ist, wie viele Aufgaben auch an Freelancer und virtuelle Assistenten abgegeben werden können. Nehmen wir einige Beispiele von oben:
– Weihnachtskunden an Stammkunden schicken? -> Ein virtueller Assistent kann sich einen Text ausdenken, Briefmarken und Karten bestellen.
– Branchenneuigkeiten? -> Können vom virtuellen Assistenten zusammengesucht und zusammengefasst werden.
– Kundenakquise? -> Ein Freelancer kann neue Kunden recherchieren und den Erstkontakt herstellen.
– Eine neue Werbestrategie? -> Ein Freelancer kann beraten, seine Ideen einbringen und die Kamapgne durchführen.
– Ein neuer Computer? -> Ein virtueller Assistent kann Angebote vergleichen und z.B. drei auswählen, die den Kriterien am besten entsprechen.

Wer Aufgaben abgibt, schaufelt nicht nur Zeit in seinem eigenen Leben frei, er leitet gleichzeitig ein Unternehmen, das in der Lage ist, zu wachsen. Und das, ohne dass der Aufgabenberg mitwächst.
Woher die virtuellen Assistenten und Freelancer nehmen? Freelance, oDesk und VirtualAssistants.com können ein Anfang sein. Auch wenn diese Plattformen vor allem von englischsprachigen Besuchern frequentiert wird, gibt es dort auch deutschsprachige virtuelle Assistenten mit den verschiedensten Qualifikationen. Warum nicht einmal ausprobieren, ein paar Euro investieren und langfristig Zeit sparen?