Zeitzonen können helfen den Tag zu verlängern und die Effizienz zu steigern

Zeitzonen können helfen den Tag zu verlängern und die Effizienz zu steigern – Zeitzonen nutzen hilft.

Aufgaben warten nicht immer auf den richtigen Zeitpunkt. Man muss die Kinder vom Sport abholen und es flattert doch noch ein Auftrag rein, der unbedingt noch heute bearbeitet werden muss. Wenn man Angestellte hat, kann man ihnen die zusätzliche Arbeit aufbrummen und versöhnt sie mit Überstundenzuschlag. Oder man setzt sich selbst hin und arbeitet bis Mitternacht. Es gibt dann noch eine dritte Möglichkeit: man gibt die Arbeit jemandem, für den der Tag gerade erst anfängt und frisch und ausgeruht garantiert weniger Flüchtigkeitsfehler machen wird. Einen virtuellen Mitarbeiter aus Nordamerika oder Südamerika zu haben, das wäre hier die bequemste Lösung. Im westlichen Nordamerika ist es zu unserer Feierabendzeit zwischen 8 und 10 Uhr, genau richtig, um eine neue Aufgabe zu beginnen. In vielen Teilen Südamerikas wurde gerade zu Mittag gegessen und man macht sich wieder an die Arbeit. Pünktlich zum Sport kommen ohne Schreckensgedanken im Hinterkopf zu haben.Warum nicht ruhig schlafen gehen und am nächsten Morgen das Projekt erledigt vorfinden? Irgendwo auf dieser Welt ist immer der richtige Zeitpunkt für Aufgaben, die nicht warten können. Zeitzonen nutzen heisst das Motto.

Man kann sich nicht nur dazu entscheiden eine virtuelle Assistenz zu beschäftigen, sondern man kann sich mittlerweile auch aussuchen, welcher Teil dieser Erde für den persönlichen Arbeitsplan am praktischsten wäre. So geht´s:

Wenn sie Aufgaben erst abends formulieren können, aber am nächsten Morgen bereits Ergebnisse brauchen, dann ist es nützlich Mitarbeiter in Australien, auf den Philippinen oder Malaysia zu beschäftigen. Sagen wir sie schicken die Aufgaben um 20 Uhr aus Deutschland ab. Dann dauert es ein paar Stunden bis der Tag in Brisbane oder Manila beginnt und ihre Mitarbeiter machen sich frisch ans Werk – während sie schlafen. Bis der Morgen in Deutschland beginnt und sie zur Arbeit gehen, klassisch um 8 Uhr, ist es in Manila bereits nachmittags, um genau zu sein 15 Uhr des gleichen Tages, und die Arbeit bereits erledigt. Auf diese Arbeit müsste man in Deutschland fast den gesamten Arbeitstag warten. Im schlimmsten Fall bliebe man dann noch im Büro, weil alles noch an diesem Tag fertiggestellt werden muss. Wieder ein Abend mit Arbeit verbracht.

Nun gibt es ja auch Menschen, die blühen abends erst so richtig auf. Nicht nur diverse Tierarten sind dämmerungsaktiv, auch viele Menschen haben ihren Leistungshöhepunkt erst um 18 oder 19 Uhr. Am liebsten organisiert, überdenkt und bespricht man sich zu dieser Uhrzeit. Die deutschen Kollegen haben Feierabend und wollen den Rest des Tages mit ihren Familien verbringen. Kein Problem. In Brasilien, Argentinien oder Chile ist gerade Siesta und gleich geht man hier wieder zur Arbeit. Vielleicht hat man jemanden in den USA gefunden. In Washington oder Kalifornien ist der Tag mit 10 Uhr morgens noch jung und auch in Texas oder Oklahoma ist gerade erst Mittag. Um diese Zeit kann man problemlos Konferenzen abhalten, Anrufe tätigen und zusammen die nächsten Arbeitsschritte planen.

Nicht nur die besten Filme kommen immer erst ab Mitternacht, manchmal kommen die besten Ideen nach der Geisterstunde. Nicht selten sind Unternehmer wahre Nachteulen und arbeiten am liebsten bei Mondlicht. Erst dann, wenn alle schlafen, hat man wirklich Ruhe. Falls man jedoch um diese Zeit Unterstützung braucht oder gerne zu dieser Zeit Antworten auf seine Emails sofort erhält, könnte man Ausschau nach einer virtuellen Assistenz aus China halten. Wer um 2 Uhr morgens Fragen hat, der erhält aus China eine frisch ausgeschlafene Antwort (9 Uhr morgens).

Im Gegensatz zu den Nachteulen gibt es da natürlich die Vögel, die den Wurm nicht früh genug fangen können. Wer um 6 Uhr morgens hellwach ist oder gerne noch einige Dinge vorbereitet bis es um 9 Uhr zur Präsentation geht, der kann sich mit Mitarbeitern aus Russland oder Indien austauschen. In Indien ist es 10.30 Uhr und man hat sich dort schon um die letzten Entwürfe gekümmert.

Natürlich muss etwas mehr auf Planung geachtet werden als bei virtuellen Assistenten, die in der gleichen Zeitzone leben. Man sollte die Zeitverschiebung immer im Hinterkopf behalten, gerade, wenn man mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Zeitzonen koordinieren muss. Zu gern verwechselt man, dass auf den Philippinen bereits der Siebte des Monats ist und in den USA noch der Sechste. Die Koordination von Deadlines muss also immer doppelt gecheckt werden. Diverse Apps von Weltuhren und Zeitzonen-Konferenzplanern machen dieses jedoch ungleich leichter als noch vor ein paar Jahren, als man sich vier verschiedene Uhren an die Wand hängen musste, um die Zeiten zu überblicken.

Zeitzonen nutzen - Grafik aus dem Online Kur Effizienter Arbeiten auf diplomero.com

Zeitzonen nutzen – Grafik aus dem Online Kurs Effizienter Arbeiten auf diplomero.com

Für Unternehmer, die viel reisen müssen, ist es oftmals praktischer einen virtuellen Assistenten aus einer „anderen Zeit“ zu beschäftigen. Sollte man zum Beispiel beruflich oft nach Asien reisen oder über den Atlantik fliegen müssen, um Geschäfte abzuschließen, dann kann ein Assistent aus Asien oder Amerika behilflich sein, um Arbeitsausfall durch den Jetlag zu kompensieren und nächtliche oder frühmorgendliche Besprechungen mit deutschen Assistenten überflüssig zu machen.

Überall auf der Welt finden sich mittlerweile gut ausgebildete Arbeitskräfte, die verschiedenste Sprachkenntnisse aufweisen. Nicht nur das: Man wird überrascht sein wie viele deutsche Arbeitskräfte über das Internet von Südostasien oder Südamerika aus ihre Dienste anbieten.

Die Koordination von Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen kann zwar besonders am Anfang aufwendiger sein, lohnt sich aber besonders, wenn man morgens den Computer anmacht und die Heinzelmännchen waren da.